Arquivo Digital Legal com o Software PHC: Eficiência, Segurança e Conformidade para a sua empresa

No ambiente empresarial atual, a transformação digital é essencial para otimizar processos e cumprir normas legais e de segurança.

A gestão documental digital, em particular, é um dos pilares dessa mudança, reduzindo a dependência de arquivos físicos e melhorando a acessibilidade e organização dos dados.

Este artigo apresenta o Arquivo Digital Legal do software PHC , uma solução completa para armazenar, organizar e proteger documentos fiscais e legais conforme a legislação portuguesa, simplificando o acesso e aumentando a eficiência operacional das empresas.

Com o File Storage integrado no PHC CS, o sistema de arquivo digital elimina a necessidade de espaços físicos para armazenamento,  uma vez que é uma solução em ambiente cloud, ao mesmo tempo que assegura a integridade dos documentos ao longo do tempo.

Esta funcionalidade, disponível nos planos PHC CS Advanced e PHC CS Enterprise, permite que qualquer empresa, independentemente do setor, mantenha uma gestão documental rigorosa e conforme com as normas em vigor.

Vantagens do Arquivo Digital Legal para a Gestão Empresarial

• Eficiência e Economia de Espaço: Ao eliminar a necessidade de arquivos físicos, o Arquivo Digital Legal do PHC  permite às empresas poupar espaço e reduzir os custos associados ao armazenamento e à manutenção de documentos físicos. Com o armazenamento digital, a consulta a documentos é imediata, o que agiliza processos internos e reduz o tempo necessário para auditorias e verificações documentais?.

• Conformidade com o RGPD: A conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é uma preocupação constante das empresas. O PHC CS responde a esta necessidade, oferecendo funcionalidades que protegem a integridade e a confidencialidade dos documentos armazenados, com acesso controlado e monitorização de utilizadores. Assim, o Arquivo Digital Legal assegura que os documentos arquivados estão seguros e acessíveis apenas a utilizadores autorizados.

• Facilidade de Acesso aos Documentos: Com o sistema de gestão digital de documentos, as empresas conseguem aceder rapidamente a documentos específicos através de ferramentas de pesquisa intuitivas. Ao contrário dos arquivos físicos, em que a localização de um documento pode ser demorada, o PHC permite uma navegação rápida e eficiente, facilitando o acesso a informação crítica em poucos cliques.

Conclusão

Para saber mais sobre o Arquivo Digital Legal do PHC  e como ele pode beneficiar a sua empresa, entre em contacto com a nossa equipa . Estamos disponíveis para esclarecer todas as suas dúvidas e ajudá-lo a implementar uma solução de arquivo digital adaptada às necessidades do seu negócio.